Política de uso y Privacidad del Canal de Denuncias

1. Objeto y aplicación de la Política de uso y Privacidad del Canal de Denuncias

El presente documento regula la Política de Privacidad del Canal de Denuncias (en adelante, el “Canal”) de COMPAÑÍA DE VIGILANCIA CANSEGUR S.A.U. (en adelante CANSEGUR), sus Centros y/o entidades vinculadas (en adelante, serán identificadas de forma conjunta como “la Organización”).
El detalle de los centros y entidades vinculadas puede consultarse a través de la web www.cansegur.com.

El Canal es el instrumento habilitado por la Organización para que el usuario comunique cualquier conducta ilícita o acto contrario a la legalidad, o infracción grave o muy grave, que se produzca en el seno de la Organización.

2. Régimen jurídico

La Política de privacidad se ha definido teniendo en consideración la normativa española de
protección de datos de carácter personal, Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos, así como en materia de protección de los, especialmente tras la protección del denunciante -whistleblower- con la Directiva (UE) 1937/2019 de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

Dicha Directiva asegura que los denunciantes puedan informar, internamente y a las autoridades, de cualquier infracción de la normativa europea que se produzca en el seno de una organización a través de canales que garanticen la seguridad del denunciante, sin temor a represalias por parte de la empresa. Así como los informes de las autoridades de protección de datos en España y en la Unión Europea, en particular el informe jurídico de la Agencia Española de Protección de datos “Creación de sistemas de denuncias internas en las empresas”, (mecanismos de whistleblowing).

En línea con la normativa antedicha, la presente Política de privacidad se inspira también en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, “Ley de protección al
informante”), que incorpora al derecho español la citada Directiva, con dos claros objetivos que se identifican en su exposición de motivos: por un lado, proteger a los informantes, y por otro, establecer las normas mínimas de los canales de información internos.

Además, cumple con los requisitos establecidos por la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, particularmente a los sistemas de información de denuncias internas. Su artículo 24 prevé algunas cuestiones entre las que
destacan: admisión de denuncias anónimas y preservar la identidad y confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y, en especial, los datos de la persona que hubiera informado de los hechos si no lo hubiera hecho de manera anónima.

Asimismo, la presente Política de Privacidad se complementa, en lo no dispuesto en ella, con la Política de Privacidad general del sitio web de la Organización a la que dirija la denuncia, según los requerimientos establecidos en las normas de referencia.

3. Uso responsable del canal: comunicaciones de buena fe

Los usuarios del Canal deberán hacer un uso responsable del mismo, no estando permitida la realización de denuncias infundadas o de mala fe, pudiendo derivarse, en tal caso, las acciones legales y/o de carácter disciplinario que resultaran de aplicación.

Además, la exposición de hechos que se realice por parte del denunciante deberá ser respetuosa y guardar el debido decoro. La Organización no se hace responsable de los comentarios despectivos que el denunciante pueda verter contra cualquier tercero.

Asimismo, el usuario se compromete a que los datos personales proporcionados sean verdaderos, exactos, completos y actualizados.

En caso de considerar el Órgano que se ocupe de la investigación que los hechos son falsos o que la denuncia se formula de mala fe, podrán ser cedidos los datos del usuario que formula la denuncia a la persona denunciada, a los efectos de instar las acciones que en derecho le asistan. Asimismo, la Organización podrá adoptar las medidas disciplinarias que procedan.

4. Garantía de confidencialidad

La Organización garantiza que se utilizarán sistemas de comunicación eficaces y que cuentan con las medidas adecuadas que aseguren que se preserva la confidencialidad.

La confidencialidad de las denuncias es un requerimiento básico para el cumplimiento de la obligación prevista por la Directiva (UE) 2019/1937/CE, así como por la Ley de protección al informante. Es esencial que el denunciante goce de una protección apropiada, garantizando la privacidad de la denuncia e impidiendo que pueda ser identificado, así como la protección frente a posibles represalias, lo que es fundamental para cumplir con el cometido del canal de denuncias y para que se fomente su uso.

5. Responsable del tratamiento y gestión del Canal

Los datos personales del denunciante serán tratados por las entidades CANSEGUR, sus Centros y/o entidades vinculadas al que dirija la denuncia. El enlace para acceder al detalle de los Centros y/o entidades vinculadas que, en su caso, serán responsables del tratamiento, se indica en el apartado 1 de la presente Política.

6. Alcance de los datos tratados

Los datos personales objeto de tratamiento consistirán en datos identificativos y de contacto (nombre, apellidos, seudónimos, direcciones de correo, teléfono, etc.), relación con la Organización y/o Centro (persona trabajadora, usuario, proveedor, etc.), profesionales (puesto de trabajo), y datos relativos a cualquier categoría que pudiese aportar por medio de los hechos denunciados o por medio de las evidencias adjuntas, inclusive datos sensibles si fuera necesario, para dar curso a la investigación.

7. Finalidades

Los datos aportados por los usuarios del Canal serán utilizados con la finalidad principal de gestionar la recepción y tramitación de comunicaciones sobre irregularidades, conductas ilícitas o actos contrarios o infracciones graves o muy graves a los valores éticos, principios y pautas de conducta del Código Ético y de Conducta de la Organización, la legislación, la normativa interna y los compromisos asumidos por la misma, así como sobre cualquier posible irregularidad o incumplimiento. Los datos facilitados podrán servir para la sustanciación de las eventuales medidas disciplinarias o para la formulación de las acciones correspondientes ante autoridades.

Adicionalmente, los datos facilitados sobre los hechos que se manifiesten por el usuario del Canal podrán ser tratados para la gestión y tramitación de sugerencias de mejora relacionadas con el procedimiento de protección de datos personales de la Organización.

8. Legitimación para el tratamiento de sus datos

La base que legitima el tratamiento es el cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

9. Conservación de los datos

Los datos de quien remita la correspondiente comunicación, así como aquellos datos personales de terceros individuos que fuesen objeto de comunicación, serán conservados en el sistema del Canal únicamente durante el tiempo que resulte imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados, y siempre por un plazo máximo de 3 meses desde la
comunicación, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del procedimiento. En ningún caso se conservarán más de diez años.

10. Destinatarios

El acceso interno a los datos se limita exclusivamente a quienes desarrollen las funciones de control interno y cumplimiento de la Organización, incluyendo:

• Responsable del sistema y órganos de gestión del Canal
• Órgano de Cumplimiento Normativo
• Responsable de personas y valores, si procede
• Servicios jurídicos y gerencia
• Delegado de protección de datos
• Encargados del tratamiento designados

También podrá acceder cualquier autoridad judicial, policial o administrativa competente.

11. Transferencias internacionales de datos

Con carácter general, los datos facilitados a través del Canal no serán objeto de Transferencia Internacional de Datos.

12. Derechos de los usuarios o interesados

Puede ejercitar su derecho de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición o portabilidad enviando su solicitud a través de los medios indicados en la política de privacidad del sitio web. También puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos: www.aepd.es.

13. Seguridad de los datos

La Organización aplica y mantiene medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado en base a análisis de riesgos. Se han establecido todos los medios técnicos a su alcance para evitar la pérdida, mal uso, alteración, acceso no autorizado y robo de los datos facilitados.

Acceso al canal

Puedes acceder al canal de denuncias confidencialmente a través del siguiente enlace: Acceder al canal de denuncias